属人化している業務から脱却したい

特定の社員に業務が集中することで起こる属人化。もし業務が属人化した場合、ボトルネックが生じたり、社員が休職・退職した時に業務が滞ったりと、さまざまなデメリットが発生します。こうした事態を避けるには、脱属人化を進める必要があります。

ここでは、属人化が発生する原因や、脱属人化のためのポイントをご紹介します。属人化でお悩みの方は参考にしてください。

属人化の原因

高度な知識やスキルが求められるため

業務に高度な知識とスキルが求められる場合、属人化してしまう可能性が高まります。誰でも簡単に対応できる業務であれば、基本的に属人化する心配はありません。担当者が休職・退職しても、他の社員が引き継ぎできます。

一方で高度な知識・スキルが求められる場合、対応できる社員は限られてしまいます。結果的に特定の社員へ任せざるを得なくなり、属人化が起こってしまうのです。ただ、その社員が休職・退職した際に他の社員が対応できず、業務効率が大幅に低下し、仕事が滞ってしまうおそれがあります。

「自分で対応したほうが早い」と考えてしまうため

その業務の担当者が「自分で作業したほうが早い」、と考えた場合も属人化が起こります。他の社員に任せると効率が低下し、業務に影響してしまう可能性があるためです。一方、その担当者に任せたほうが早いからと、周りの社員が頼りっきりにしているケースもあるでしょう。

しかし、このような事態は業務が属人化するとともに、業務のブラックボックス化に繋がります。チェック体制が働かなくなり、業務クオリティの低下やミスの隠ぺいを招くおそれもあります。そうなる前に、脱属人化に取り組むことは必須といえるでしょう。

脱属人化するには

業務フローを見える化する

脱属人化のために、まず実践したいのが業務フローの見える化です。属人化した業務はブラックボックス化しているケースが多く、業務フローが曖昧になっている場合も珍しくありません。

業務フローを見える化すれば、他の社員も業務の流れや方法を把握できるようになります。また、業務のボトルネックや無駄を洗い出し、改善策を考えることもできます。さまざまな社員の意見を集約すれば、全体の業務効率アップにも繋がるでしょう。

マニュアルを作成する

業務フローを見える化したら、業務マニュアルの作成に取りかかりましょう。業務マニュアルは脱属人化に欠かせない施策です。もし担当者が休んでも、他の社員で対応可能になるほか、業務クオリティの均一化を実現できます。

マニュアルを作成する時は、業務フローに沿って、作業手順をしっかりと言語化しましょう。言語化が難しい場合、写真やイラストを使って分かりやすくすることも重要です。誰が読んでも理解できる内容を意識しましょう。

業務フローに沿ったシステムを開発する

脱属人化のためには、業務フローに合わせたシステムを開発することも大切です。中でも高度な知識・スキルが求められる業務は、システム化によって業務の難易度が下がる可能性があります。また、工数を削減できるほか、クオリティのムラをなくすことができます。

システム開発の際は、時間をかけて要件を定義しましょう。必要な機能や仕様を決めてから、ベンダーへ相談したり、ツールを探したりすることが必要です。

脱属人化のためにノーコードツールでシステムを開発 　

業務が属人化すると、組織全体に大きな影響が及ぶ可能性があります。業務フローの見える化やマニュアル作成に取り組み、脱属人化を目指しましょう。ノーコードツールを利用すれば、高度な知識は不要で、さまざまな業務アプリを作成できます。業務の自動化や省力化、データ連携なども可能です。属人化の解消と業務改善を同時に実現したい方は、ノーコードツールの導入を検討してみましょう。

トップページでは、業務効率化を目指す方向けノーコードツールの選び方を整理。ツールの機能特徴別におすすめを紹介しているので、ぜひお役立てください。

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