交通費精算システムをノーコードで自作

交通費精算は、多くの企業で必ず発生する業務です。しかし、紙やExcelでの管理は入力ミスや承認遅延を招きやすく、経理部門にとって大きな負担になります。
そこで注目されているのが「ノーコードツールを使った交通費精算システムの自作」です。専用システムを導入するよりも低コストで、自社のルールに合わせたアプリをスピーディに構築できます。

交通費精算をノーコードで自作するメリット

Excel管理との違い

Excelでの交通費精算は、手作業が多く入力ミスや計算間違いが発生しやすいのが課題です。ノーコードツールを使えば、入力フォームに自動計算機能を組み込み、承認待ちや進捗状況をリアルタイムで把握できます。これにより「誰がどこまで対応したか」が一目でわかるため、経理部門の確認作業が大幅に軽減されます。

専用システム導入との比較

市販の交通費精算システムは高額なライセンス費用がかかり、不要な機能も含まれるケースが多いです。ノーコードで自作すれば、必要な機能だけを実装でき、社内フローに沿った柔軟な設計が可能です。導入スピードも速いため、プロジェクト単位で試験導入し、効果を見ながら全社展開できる点も強みです。

自社業務に合わせたカスタマイズ性

ノーコードツールでは、承認ルートの設定や部門ごとのルール反映が簡単にできます。たとえば「営業部は上長承認必須、総務部は経理直通」といったフローを個別に設計できるため、既存の業務ルールを壊さずシステム化できます。

交通費精算システムを作るために決めること

精算方法の確定

交通費精算は、交通費精算書への記入、上長の承認、経理担当者の確認と出金という流れで行われます。申請者側は交通費精算が発生したら経理担当者の負担を軽減するため速やかに行うことが大切です。

経理担当者側は、領収書の金額と申請者の金額があっているか、すべての項目に入力が行われているかなど書類の不備を確認し、必要に応じて現金や銀行振り込みで精算を行います。

承認経路

交通費精算を行う際には、申請者→承認者→経理という流れで手続きが進みます。承認経路を明確にし、即確認できるようなシステムにしておきましょう。このとき、金額や部門、役職によって適切な承認ルートに進むことが大切です。また、承認者が不在のさいの代理承認、承認件数が多いときの一括承認など、どのようなフローで承認するかを決めておきましょう。

領収書なしの場合の取扱

交通費精算に領収書は不要

経費精算に領収書は必須だと思われていますが、交通費精算は領収書がなくても行うことができます。消費税法では3万円未満の場合領収書の提出を不要としているため、社内ルールとしても3万円未満の交通費については領収書不要とする、などとだ定めているのが一般的です。ただし、税務署の監査が入ったときなどに備えて領収書をつけることを社内ルールとして定めている会社も少なくありません。

領収書がないときの証明についてルール化する

領収書がない場合は、支払ったことを証明する書類を用意する必要があります。また、ICカードの利用履歴などで証明する方法があり、それらを添付することで清算を行うなどの手段についてルール化しておくことが大切でしょう。

交通費精算システムに必要な基本機能

入力フォーム

日付・区間・交通手段・金額を入力できるフォームを設計します。スマホ対応にすれば外出先からの入力もスムーズになり、経理部門の集計スピードが格段に上がります。

領収書の添付

スマホで撮影した領収書をそのままアップロードできる機能は必須です。紙の管理が不要になり、証憑管理の効率化にもつながります。

承認フロー

ノーコードツールを使えば、承認依頼が自動的に上司や経理担当に回るよう設定できます。承認待ちの状況を一覧化し、リマインド通知を設定すれば「承認が止まる」問題を防止できます。

自動集計・レポート

申請データを自動で集計し、月次レポートや年度別の統計を出力可能です。ExcelやCSV形式で出力すれば、会計ソフトやBIツールとの連携も容易です。

交通費精算システムを自作する方法

エクセルで作る

エクセルで作るメリットは、標準搭載されているパソコンが多いためすぐに作成できる点です。また、セル内に式を挿入することで自動計算され、項目と金額を入力するだけで誰でも簡単に使うことができます。

交通費精算のためのテンプレートも用意されており、交通費精算だけでなく立替経費精算など他の精算とセットで使えるものもあります。

ただし、エクセルでの交通費精算は手書きよりも効率が良くなることは確かですが、数式が正しいかどうかのチェックを定期的に行う必要もありますから、経理の手間が大きく削減できるとは言い切れません。

承認する際に結局プリントアウトして上長の捺印が必要となれば、上長を探して判をもらう手間がかかります。プリントアウトされた精算書を経理に提出すると経理が再度入力するなどの二度手間となってしまうでしょう。

電子印鑑が使えれば作業負担を軽減できますし、データのまま経理に提出できれば業務効率化には繋がるでしょう。

ノーコードツールで作る

ノーコードツールで交通費精算アプリ・システムを作ることもできます。精算申請フォームに入力するだけでなく、承認機能までセットとなっていればスムーズに精算業務を行うことができるでしょう。初期値の自動取得、金額の自動計算、過去の交通精算書のコピーが使える機能があれば、より簡単に交通費精算の申請が可能です。

また、ノーコードツールで作成したシステムがパソコンだけでなくスマホで使用できれば、いつでもどこでも精算申請がしやすくなります。交通費精算の申請状況をリアルタイムで把握することもできるでしょう。

また、領収書の提出も電子化できれば紙の領収書から情報を再入力する作業が軽減されます。シンプルなワークフローにすることで誰でも簡単に使えるようになるでしょう。

無料で利用できるノーコードツールもありますが、活用できる機能やサービスに差があります。機能制限なく利用するのであれば、有料版を検討する必要があるでしょう。

交通費精算システムをノーコードで作る方法

テンプレートを活用する

多くのノーコードツールには「経費精算アプリ」や「交通費申請フォーム」のテンプレートがあります。これを基に社内ルールを反映させるのが最も効率的です。

入力フォームを設計する

必要項目を洗い出し、社員が迷わず入力できるように設計します。区間入力をプルダウン形式にするなど、入力のしやすさを工夫しましょう。

承認ワークフローを設定する

部門ごとの承認ルートを設定し、条件分岐を組み込むことで業務フローに沿った承認が可能になります。Slackやメール通知を自動化すれば承認スピードも加速します。

レポート・エクスポート機能を追加

集計データを自動でExcelやGoogleスプレッドシートに出力する仕組みを作れば、経理部門が即時に確認できる体制を構築できます。

外部サービスとの連携でさらに便利に

ノーコードツール単体でも便利ですが、外部サービスと連携することでさらに業務効率化が進みます。

• 会計ソフト（freee、マネーフォワード）との連携で自動仕訳化
• Googleスプレッドシート連携でリアルタイム集計
• Slack通知で承認依頼を即時共有

ノーコードツールで交通費精算は
スムーズになる

交通費精算はノーコードツールでシステムを作成することができます。申請書の作成から承認、経理担当者の確認まで手入力や計算ミスを削減し、スムーズな申請が可能となるでしょう。ノーコードツールは様々あり、利用できる機能やサービスが異なります。導入する際には自分が求める機能が何かを把握し、比較・検討するようにしましょう。