交通費精算はノーコードツールで
自作できる

交通費精算は申請もれや計算ミスなどがあると業務が煩雑になり、手間やコストがかかっている業務の1つでしょう。しかし、プログラミング知識やスキルがなくてもソフトウェアを作成できるノーコードツールを使えば交通費精算システムも作ることができます。この記事では交通費精算システムを作るために知っておくべき情報をまとめています。

交通費精算システムを作るために決めること

精算方法の確定

交通費精算は、交通費精算書への記入、上長の承認、経理担当者の確認と出金という流れで行われます。申請者側は交通費精算が発生したら経理担当者の負担を軽減するため速やかに行うことが大切です。

経理担当者側は、領収書の金額と申請者の金額があっているか、すべての項目に入力が行われているかなど書類の不備を確認し、必要に応じて現金や銀行振り込みで精算を行います。

承認経路

交通費精算を行う際には、申請者→承認者→経理という流れで手続きが進みます。承認経路を明確にし、即確認できるようなシステムにしておきましょう。このとき、金額や部門、役職によって適切な承認ルートに進むことが大切です。また、承認者が不在のさいの代理承認、承認件数が多いときの一括承認など、どのようなフローで承認するかを決めておきましょう。

領収書なしの場合の取扱

交通費精算に領収書は不要

経費精算に領収書は必須だと思われていますが、交通費精算は領収書がなくても行うことができます。消費税法では3万円未満の場合領収書の提出を不要としているため、社内ルールとしても3万円未満の交通費については領収書不要とする、などとだ定めているのが一般的です。ただし、税務署の監査が入ったときなどに備えて領収書をつけることを社内ルールとして定めている会社も少なくありません。

領収書がないときの証明についてルール化する

領収書がない場合は、支払ったことを証明する書類を用意する必要があります。また、ICカードの利用履歴などで証明する方法があり、それらを添付することで清算を行うなどの手段についてルール化しておくことが大切でしょう。

交通費精算システムをノーコードツールで作る方法

エクセルで作る

エクセルで作るメリットは、標準搭載されているパソコンが多いためすぐに作成できる点です。また、セル内に式を挿入することで自動計算され、項目と金額を入力するだけで誰でも簡単に使うことができます。

交通費精算のためのテンプレートも用意されており、交通費精算だけでなく立替経費精算など他の精算とセットで使えるものもあります。

ただし、エクセルでの交通費精算は手書きよりも効率が良くなることは確かですが、数式が正しいかどうかのチェックを定期的に行う必要もありますから、経理の手間が大きく削減できるとは言い切れません。

承認する際に結局プリントアウトして上長の捺印が必要となれば、上長を探して判をもらう手間がかかります。プリントアウトされた精算書を経理に提出すると経理が再度入力するなどの二度手間となってしまうでしょう。

電子印鑑が使えれば作業負担を軽減できますし、データのまま経理に提出できれば業務効率化には繋がるでしょう。

ノーコードツールで作る

ノーコードツールで交通費精算アプリ・システムを作ることもできます。精算申請フォームに入力するだけでなく、承認機能までセットとなっていればスムーズに精算業務を行うことができるでしょう。初期値の自動取得、金額の自動計算、過去の交通精算書のコピーが使える機能があれば、より簡単に交通費精算の申請が可能です。

また、ノーコードツールで作成したシステムがパソコンだけでなくスマホで使用できれば、いつでもどこでも精算申請がしやすくなります。交通費精算の申請状況をリアルタイムで把握することもできるでしょう。

また、領収書の提出も電子化できれば紙の領収書から情報を再入力する作業が軽減されます。シンプルなワークフローにすることで誰でも簡単に使えるようになるでしょう。

無料で利用できるノーコードツールもありますが、活用できる機能やサービスに差があります。機能制限なく利用するのであれば、有料版を検討する必要があるでしょう。

ノーコードツールで交通費精算は
スムーズになる

交通費精算はノーコードツールでシステムを作成することができます。申請書の作成から承認、経理担当者の確認まで手入力や計算ミスを削減し、スムーズな申請が可能となるでしょう。ノーコードツールは様々あり、利用できる機能やサービスが異なります。導入する際には自分が求める機能が何かを把握し、比較・検討するようにしましょう。