勤怠管理システム

勤怠管理をシステム化することで、さまざまな手間暇を省くことができます。しかも、勤怠管理システムは自作することも可能です。ここではノーコードツールなどを使った開発方法など、勤怠管理システムの作り方を紹介します。

勤怠管理システムを作るために決めること

勤怠管理システムを作るためにまず決定しなければならないこと、つまりは設計にとって必要なポイントは次の通りです。

要件定義（システムの目的と欲しい機能）

勤怠管理システムを自作する前に、システムの目的と欲しい機能などの要件を明確に定義する必要があります。どのようなデータをどう管理するかしっかり決めておきましょう。
勤怠管理システムの例としては次のような要件定義があります。

• 社員の出退勤データの管理
• 残業時間や休暇時間の管理
• 勤怠データ集計とレポート出力
• 承認フローを設定し勤怠データの確認と承認を実施する

これらを複数盛り込もうとするのではなく、自社に適したものや必要なものを選ぶことが大切です。

打刻方法

打刻についてもやはり自社の規模や予算に合った方法を採用しなくてはなりません。社内において、社員が簡単で正確に打刻できるかどうかが大切ですが、と同時に作成したい勤怠管理システムに合った方法でなくてはなりません。
打刻には次のような方法があります。

• タイムカード・ICカードを使用
• パソコン・スマートフォンによる入力
• バーコードリーダー・QRコードの利用

このほかにもGPS打刻や指静脈認証のほか、特定のアプリケーションの機能を利用したものなど、打刻にはさまざまな方法が存在します。

管理するデータ項目

次に管理するデータ項目を決定します。
データ項目とは社員情報・勤怠情報・残業情報といったそれぞれのデータ情報をまとめたものです。データ項目はデータベースやテーブルの構造を決め、適切な設計が求められます。さらには集計方法や参照方法など、関連性にも配慮し構築していかなくてはなりません。

他システムとの連携

勤怠管理システムをほかのシステムと連携させるかどうかも自作のポイントとなります。また、会社によっては連携が必須となることもあるでしょう。連携の対象となるのは給与計算システム・人事管理システムなどで、勤怠管理システムと情報を共有したほうが利便性が高い場合があります。あとから連携させるとなるとスムーズに行かないこともあるため、連携が望ましいのであれば構築が終わる前に決めましょう。その際には連携方法やデータの共有方法についても検討する必要があります。

作る手段を決める

システムの設計が完了したら実際の開発へと入ります。開発にはプログラミング言語が用いられることもあれば、ノーコードツールなどの開発ツールを活用する場合もあります。
開発が終わったら、必ずテストを行い、システムが正常に稼働するかどうかをチェックし、バグなどの不具合をその都度修正していきます。
全てのチェックが終了し、安定して稼働するようであれば勤怠管理システムが実際に社に導入されることとなります。

勤怠管理システムを自作する方法3つ

エクセルで管理する

これまでの勤怠管理システムでよく用いられているのがExcelで、その方法として一般的なのがマクロやテンプレートを用いた方法です。

マクロはExcel上でプログラムを組み、よく使う動作や作業など、ある程度を自動的に行えるようにしたものです。Excelについての詳しい知識が必要とされますが、マクロを使うことによって効率良く勤怠管理を行えます。

Excelで勤怠管理をする際にマクロ以外で一般的なのがテンプレートを使用した方法です。テンプレートは無料で使えるものも多く、しかも種類が豊富なので自社に合ったものを選ぶことができます。テンプレートによっては出退勤だけでなく、休憩時間や残業時間、さらには給与の計算も自動的に行われるものがあるので便利です。

また、Excelを用いた勤怠管理システムの場合、人件費を除きコストがほとんどかからないのも魅力です。

プログラミングで作る

「Javascript」「PHP」「Ruby」「Python」などのプログラミング知識があればゼロから勤怠管理システムを自作することもできます。一定の期間はかかるかと思いますが、自社に最適な勤怠管理システムに仕上がる可能性が高いです。
ただし、実際に運用を開始したあとに法改正や就業規則に変更が生じた際はシステムの修正が余儀なく待たれます。そのためプログラミングで勤怠管理を作成した場合は、メンテナンスを継続的に行える人を配置しなくてはなりません。

ノーコードツールを使う

自社にぴったりな勤怠管理システムを作成する方法としては、プログラミング言語を用いることなくアプリ開発を行える「ノーコードツール」の利用も有効です。
プログラミングやソースコードの知識を持たずとも短期間かつ低コストにて勤怠管理システムを開発することができます。
エンジニアなどITの人材不足が深刻化している現代では、誰もがアプリ開発をできるツールとして今後ますますの活用が期待できます。
ただし、ノーコードツールはプラットフォーム選びがとても重要で、提供している企業がサービスを終了すると開発したアプリが使用できなくなる可能性も出てきてしまいます。
利用する際にはノーコードツールをリリースしているサービスとその会社選びもとても重要です。

いかに自社に適した勤怠管理システムを開発できるかがポイント

勤怠管理システムは機能豊富であれば使いやすいというわけではありません。あれもこれもと余計な機能を搭載することで返って使いにくいものになってしまうこともあります。プログラミングを使用しなくてもシステム開発を行えるノーコードツールなど活用して、自社にぴったりと合った賃貸管理を構築してみてください。