ワークフローをスムーズにしたい

ワークフローを自動化したい、もっと工数を削減したい…。このような悩みを抱えている場合、ワークフローの改善に取り組んでみましょう。ワークフローシステムを導入すれば、一連のプロセスが可視化されると同時に、作業を自動化できる可能性があります。ここでは、ワークフローシステム導入の効果や、具体的な導入手順について解説します。

ワークフロー改善にはシステムを導入

ワークフローを改善する手段は多種多様ですが、悩んだ際は専用のシステムを検討してみましょう。ワークフローシステムは、さまざまな業務効率の改善に寄与します。例えば一連のプロセスが可視化され、進捗状況を把握しやすくなります。意思決定のスピードもアップするでしょう。

しかし、ただ導入しただけでは意味がありません。業務プロセスが変わる場合もあるため、業務改善に繋がるかどうか慎重に見極めましょう。

ワークフローシステム導入の効果 

業務プロセスの可視化

ワークフローシステムを導入した場合、業務プロセスを可視化できます。従来のアナログな手法の場合、業務の進捗具合は担当者へ直接確認する必要があります。直接確認できない時は、メールや電話での確認が必要になります。

ワークフローシステムは、業務プロセスが可視化されるため、担当者へ聞かずとも進捗状況を確認できます。メールや電話をする必要がないため、業務の停滞も防げます。

決裁や意思決定の迅速化

決裁と意思決定スピードの迅速化にも寄与します。ワークフローシステムは、さまざまなデバイスでアクセスできるため、営業先や外出先からでも利用可能です。外部から申請・承認など一連の作業ができるため、決裁や意思決定までにかかる時間が大幅に短縮されます。オフィスへ出社して作業する必要もありません。

ペーパーレス化による業務効率化とコスト削減

ワークフローシステムを導入すれば、業務のペーパーレス化を実現できます。申請や承認、決裁は全てシステム上で行うため、書類の印刷や署名・押印、郵送などの作業が不要です。紙でのやり取りと比べ、業務効率が大きく改善します。

また、コピー用紙やインク・トナー、プリンターやコピー機も不要になります。その分コストも削減できるでしょう。

ワークフローシステム導入に必要な手順

導入する業務・部門の選定と課題の洗い出し

ワークフローシステムを導入する際は、最初にシステムを導入する業務や部門を決めましょう。全社規模でシステム化する方法もありますが、業務プロセスが大幅に変わる可能性があります。一度にシステム化する場合、現場の混乱を招かないよう注意が必要です。

導入したい業務や部門を決めたら、課題の洗い出しを行いましょう。申請から決裁までのプロセスの中で、どのような問題があるのか精査することが重要です。合わせてワークフローシステムの導入効果も検証しましょう。

ワークフローシステムを構築できる製品探し

ワークフローシステムの導入を決めたら、構築できる製品を探しましょう。製品によって搭載機能が異なるため、自社に必要な機能を備えているか確認が必要です。月額費用などランニングコストもチェックしましょう。

ワークフローシステムは、ノーコードツールを使って構築することも可能です。高度な知識がいらないため、非IT部門でも自前でシステム化できます。

ワークフローシステムはノーコードツールで業務アプリを開発 　

ワークフローシステムを導入すれば、申請から決裁まで一連のプロセスを可視化できます。出社する必要もなくなるため、決裁や意思決定スピードの改善にも繋がります。社内のペーパーレス化も推進できるでしょう。ノーコードツールを利用すれば、高度な知識がなくてもワークフローシステムを構築可能です。

トップページでは、業務効率化を目指す方向けノーコードツールの選び方を整理。ツールの機能特徴別におすすめを紹介しているので、ぜひお役立てください。

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