受発注業務や顧客管理など、多種多様な業務で利用されているExcel。業務で活用している方も少なくないでしょう。しかし、Excelを扱うにはマクロの知識が必要で、業務が属人化するおそれがあります。情報も分散しやすいため、集計や分析にも手間がかかります。
ノーコードツールを利用すれば、脱Excelを実現し、状況が改善される可能性があります。ここでは、ノーコードツールで脱Excelできる業務例や、具体的な手順を解説します。
脱Excel可能な業務例として、まず挙げられるのが顧客管理です。取引履歴や売上などの顧客情報をExcelで管理すると、顧客が増えるほどファイルが重くなり、管理も複雑になります。入力の手間が増えるだけでなく、集計・分析作業にも時間がかかってしまうでしょう。
ノーコードツールは、データベースで顧客情報を管理できるため、ファイルが重くなる心配がありません。また、データの反映や、集計・分析も自動化できます。
営業管理も脱Excel可能な業務です。案件の進捗具合や目標などをExcelで管理した場合、データの入力や更新、集計作業などに手間がかかります。繁忙期などで営業が忙しいと、入力漏れが生じる可能性もあります。
ノーコードツールでアプリを作成すれば、進捗具合や目標などのデータを可視化したり、特定のデータのみ抽出したりできます。また、スマホアプリを作成した場合、外出先からデータ入力が可能になります。入力漏れも防止できるでしょう。
予実管理も脱Excelが可能です。予算に対する実績を管理する予実管理は、営業戦略にも関わる重要な業務です。しかし、Excelで管理するとファイルが重くなり、確認に余計な時間がかかる場合があります。また、分析する際にはマクロの知識が求められます。
ノーコードツールは、データが増えてもスピーディに表示されます。高度な知識も不要で、簡単に集計・分析できるのもメリットといえます。まさに予実管理向きといえるでしょう。
脱Excelするためには、まず組織の業務における課題を洗い出す必要があります。同時編集ができず作業が進まない、マクロを使える社員が限られるなど、Excelによる問題をリストアップし、業務への影響を評価しましょう。
業務課題を洗い出したら、次に解決方法を考えなくてはいけません。Excel以外のツールを導入する、クラウドサービスを使う、ノーコードツールでアプリを作成するなど、さまざまな選択肢があります。社内でしっかり検討しましょう。
解決方法を決めたら、脱Excelに必要なツールの比較を行います。ノーコードツールの場合、多数の業者が提供しています。最初から一つに絞り込むのは難しいため、複数のツールを候補に入れておきましょう。
候補が決まったら、それぞれのツールを検証する必要があります。作成できるアプリの種類と費用はもちろん、アプリの作成難易度や使い勝手もチェックしましょう。業務への影響を評価するため位、テスト導入してみるのもおすすめです。
Excelは多数の業務で活用されている一方、業務効率を低下させたり、属人化を招いたりなど、さまざまなデメリットがあります。Excelによる業務課題を抱えているなら、ノーコードツールを検討してみてはいかがでしょうか。幅広い業務アプリを作成できるため、組織の脱Excelに寄与します。興味がある方は、試験的に導入してみるとよいでしょう。
トップページでは、業務効率化を目指す方向けノーコードツールの選び方を整理。ツールの機能特徴別におすすめを紹介しているので、ぜひお役立てください。
タスクの効率化だけではなく、業務フローの改善につながるワークフロー機能を備えたおすすめのノーコードツールをご紹介。自社でデジタル化したい業務の範囲とツールの特徴を照らし合わせて、業務効率化にお役立てください。
選定条件:2023年3月15日時点でITreview「Webデータベース・ノンプログラミング開発」に掲載(※1)され、現在もサービス契約が可能な38社を掲載。うちワークフロー機能が搭載されていて、導入事例を掲載している会社18社より以下を選定。
SmartDB…調査対象の中で唯一、SaaS型ワークフロー市場全体・大企業市場シェアNo1.1を獲得(※2)し、WebDB・ワークフロー・システム連携などマルチに揃った機能を備えている。
kintone…調査対象の中で最安値である1ユーザーあたり858円(税込)/月から・最小5ユーザーから利用可能。
CELF…調査対象の中で唯一、Excelをそのまま取り込んで自動アプリ化する機能を備えている。
※1 参照元:ITreview(https://www.itreview.jp/categories/web-database)
※2 参照元:SmartDB(https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/features/)テクノ・システム・リサーチ「2022年 SaaS型ワークフローメーカーシェア調査」より